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Papierloses Büro - Funktioniert das? Und wenn ja, was braucht man dafür?

Das “Papierlose Büro” ist für einige schon gelebte Gegenwart, für andere dystopische Zukunftsmusik. Doch wie funktioniert das mit dem “Papierlosen Büro” eigentlich und was braucht ihr dafür?


Ein Büro ohne Papier – nach wie vor eine neuartige Vorstellung, lange keine Norm.
Daher stellt sich auch jetzt immer wieder die Frage:
Papierloses Büro – wie?

Zu Beginn gilt es die Frage zu klären, was es überhaupt bedeutet, papierlos zu arbeiten und welche Gadgets ihr als Arbeitgeber:innen dafür zur Verfügung stellen müsst.

Das „papierlose Büro“ ist natürlich keine Arbeitsmethode ohne Schreibmittel – die Schreibmittel passen sich lediglich unserer modernen, digitalen Lebenswirklichkeit an.
Die meisten Texte, Aufstellungen und Notizen werden ohnehin abgetippt – und für die Handschrift-Jünger gibt es ja auch noch die Tablets samt ihrer Sparringspartner „Pens“.
Für neue Dokumente besteht – zumindest für technisch in einem Mindestmaß ausgebildeten Menschen – absolut kein Hindernis.
Was aber ist mit bestehenden Dokumenten, wie etwa Verträgen in Papierform?
Die müssen erst noch gescannt werden.
Die gute Nachricht ist hier allerdings: Geht auch mit den bereits beschriebenen Geräten.

Also, was braucht es für ein papierloses Büro?

  1. Laptop
  2. Tablet
  3. Digital-Pen
  4. Scanner (Wenn man keine App kaufen möchte)

Damit ist es aber noch nicht getan.
Denn all diese Devices bringen euch nichts, solange ihr nicht die richtige Software dafür habt.

 

Bild papierloses Büro #2Eure 5 Software-Tools für das „Papierlose Büro“

So wird eure Digitalisierung wirklich zum Erfolg

An erster Stelle steht natürlich ein Cloud-System. Die Cloud ist das Fundament für jedes funktionierende Büro ohne jegliches Papier.
Denn ohne, dass eure Mitarbeiter:innen auf alle Daten Zugriff haben, funktioniert das papierlose Büro nicht.

Man führt sich diese Cloud am besten als eine Art riesiges Lager von Leizordnern mit all euren Dokumenten vor Augen. Dort muss auch jede:r Mitarbeiter:in jederzeit an seine:ihre Papiere kommen.
Zudem geht das „Papierlose Büro“ häufig mit Remote Work einher, wodurch einige Mitarbeiter:innen vielleicht auch gar nicht immer vor Ort sind, um am Desktop-PC offline auf die Dokumente zuzugreifen.
Die Cloud ist der neue Aktenschrank.

Steht die Cloud, kommt die Organisation an nächster Stelle, die Delegation.
Denn in einem Büro ohne Papier können auch Arbeitszeit und andere Dokumentationen nicht mehr auf Papier festgehalten werden.
Ergo: Es muss ein Tool her, das im besten Fall jeder:jedem Mitarbeiter:in die richtigen Aufgaben zuweist und dann dessen:deren Bearbeitungszeit trackt.

Es folgt der digitale Kalender – jedenfalls dann, wenn dieser nicht mit dem vorherigen Tool mitgeliefert wird.
Ein Mitarbeiter

:innen-übergreifender Kalender ist Pflicht für jedes gut organisierte Büro. Nur so können alle Termine passgenau aufeinander abgestimmt werden.
Als viertes wichtiges Tool braucht es einen digitalen Notizen-Manager.
Wieso? Weil es kein Papier mehr gibt, auf dem in Meetings oder bei Telefonaten schnell einige Sätze geschrieben werden können.

Als letztes Tool braucht ihr für eure digitale Entwicklung unbedingt das, was bei jedem Unternehmen die finanzielle Seite repräsentiert: die Buchhaltung.

Und damit diese ebenfalls ohne einhundert Leizordner auskommt, braucht es dafür ein System, am besten direkt angeschlossen an eure Shop- / Vertriebs-Software.

Also, welche 5 Software-Tools braucht ihr für das digitale Büro?

              1. Cloud
              2. Organisationstool
              3. Digitaler Kalender
              4. Digitale Notizen
              5. Buchhaltungssoftware

 

Funktioniert das papierlose Büro?

Vor- und Nachteile

Kurze Antwort: Ja.
Lange Antwort: Ja, aber nicht für jede:n Mitarbeiter:in.

Wir sind alle von klein auf an Papier gewöhnt. Malen im Kindergarten, schreiben in der Schule darauf. Sogar die meisten Klausuren an Universitäten sind – bzw. waren vor Corona – analog. Und sobald es in den Job geht, soll man Papier plötzlich nicht mehr benutzen?
Ja – weil es Flexibilität und Ordnung bringt. Nein – wenn der Aufwand der Umstellung zu groß, respektive nicht lohnenswert ist oder das digitale Büro schlicht nicht in den Arbeitsalltag passt.

Einerseits gibt es viele neue Programme zu lernen, Hardware zu besorgen für alle Mitarbeiter:innen. Digitalisierung bedeutet Investition.
Andererseits ist das Lernen von Programmen ein abgeschlossener Prozess.
Will sagen: Natürlich braucht es Zeit, die Programme zu lernen – doch sobald diese Arbeitsabläufe verinnerlicht werden, beschleunigt das den Alltag enorm.

Zudem ist ein papierloses Büro gerade für junge Talente ein echter Benefit – und steigert eure Arbeitgeber:in-Attraktivität!
So ein neues MacBook, modernste Tools und größtmögliche Flexibilität – durch das aus dem papierlosen Büro resultierende Remote Work – ziehen junge Menschen einfach enorm an.

Und genau deswegen sind auch wir Fan von dem „Papierlosen Büro“, befinden uns auf dem besten Weg dorthin.
Dennoch sagt beispielsweise unser Geschäftsführer Jascha Sombrutzki, dass er sich in Meetings nach wie vor lieber auf einem Blatt Papier Notizen macht, als auf einem iPad.
Auch fällt manchen Menschen das Denken und Organisieren schlicht leichter auf sauberen Blättern statt glänzenden Bildschirmen.

 

Fazit

Trotz aller Vorteile:
Ein funktionierendes, papierloses Büro sollte nicht geradeheraus erzwungen werden.
Es braucht dafür einen offenen Dialog, Lernbereitschaft und auch ein wenig technische Versiertheit.
Denn für einige Menschen ist es schlicht sehr viel schwieriger diese neuen Prozesse tatsächlich zu verinnerlichen – insbesondere, wenn die für uns „alten“ Prozesse diese erfahrenen Mitarbeiter:innen seit 30 Jahren begleiten.

Die Nachhaltigkeit des papierlosen Büros ist umstritten – immerhin sind Serverfarmen und elektronische Geräte auch nicht gerade umweltfreundlich.
Dennoch steht es außer Frage, dass wir alle damit beginnen müssen, aufzuhören so viele Ressourcen zu verbrauchen.

Und da wäre das Papier doch ein guter Anfang.

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