Das „papierlose Büro“ ist für einige schon gelebte Gegenwart, für andere dystopische Zukunftsmusik. Doch wie funktioniert das und was braucht ihr dafür?
(Dieser Beitrag wurde aus Gründen der Aktualität am 19.03.2024 überarbeitet).
Ein Büro ohne Papier ist nach wie vor eine neuartige Vorstellung und noch lange keine Norm. Daher auch immer wieder die Frage: Was ist ein papierloses Büro und wie funktioniert es? Zu Beginn gilt es also die Frage zu klären, was es überhaupt bedeutet, papierlos zu arbeiten und welche Gadgets Arbeitgeber:innen dafür zur Verfügung stellen müssen.
Wir sind bei Benefits.me bereits vor einiger Zeit auf das papierlose Büro umgestiegen. Für viele Unternehmen ist es jedoch noch ein Mysterium, dem wir heute ein Ende setzen und euch näher bringen wollen, was genau sich hinter diesem Begriff verbirgt und wie es umgesetzt wird.
Das „papierlose Büro“ ist natürlich keine Arbeitsmethode ohne Schreibmittel – die Schreibmittel passen sich lediglich unserer modernen, digitalen Lebenswirklichkeit an. Die meisten Texte, Aufstellungen und Notizen werden ohnehin abgetippt – und für die Handschrift-Jünger:innen gibt es ja auch noch die Tablets mit Stiften, wer auf das Schreibgefühl nicht vollständig verzichten möchte.
So werden in einem papierlosen Büro eben keine Dokumente mehr in Papierform, sondern rein digital festgehalten. Dafür müssen erst einmal alle bestehenden Dokumente, wie beispielsweise Verträge, gescannt werden. Neue Dokumente werden nur noch in digitalisierter Form und gar nicht mehr auf Papier angelegt. So gelingt der Umstieg. Auch wenn sich dahinter zu Beginn erst einmal viel Aufwand versteckt, vereinfacht es die Arbeit im Nachhinein ungemein.
Mitarbeiter:innen arbeiten vermehrt von zu Hause aus. Umso digitaler euer Unternehmen also ist, desto einfacher könnt ihr dem Homeoffice-Wunsch nachkommen. Mitarbeiter:innen können dann vollumfänglich die gleiche Arbeit von zu Hause aus verrichten. Damit erhöht ihr auch den Kreis potenzieller Bewerber:innen; remote Stellenausschreibungen ziehen neue (internationale) Talente an.
Außerdem ist ein großer und wichtiger Faktor die Nachhaltigkeit. Ein papierloses Büro schont Ressourcen. Es ist also ein effektiver Weg, um Nachhaltigkeit im Unternehmen zu integrieren.
Damit ist es aber noch nicht getan. Denn all das bringt euch nichts, solange ihr nicht die richtige Software dafür habt, um die Geräte papierlos zu nutzen.
Also, welche 5 Software-Tools braucht ihr für das digitale Büro?
An erster Stelle steht natürlich ein Cloud-System. Die Cloud ist das Fundament für jedes funktionierende Büro ohne jegliches Papier. Denn ohne, dass eure Mitarbeiter:innen auf alle Daten Zugriff haben, funktioniert das papierlose Büro nicht.
Man führt sich diese Cloud am besten als eine Art riesiges Lager von Leitz-Ordnern mit all euren Dokumenten vor Augen. Dort muss auch jede:r Mitarbeiter:in jederzeit an seine:ihre Papiere kommen.
Zudem geht das „Papierlose Büro“ häufig mit Remote Work einher, wodurch einige Mitarbeiter:innen vielleicht auch gar nicht immer vor Ort sind, um am Desktop-PC offline auf die Dokumente zuzugreifen. Die Cloud ist der neue Aktenschrank.
Steht die Cloud, kommt die Organisation an nächster Stelle, die Delegation. Denn in einem Büro ohne Papier können auch Arbeitszeit und andere Dokumentationen nicht mehr auf Papier festgehalten werden.
Ergo: Es muss ein Tool für die digitale Arbeitszeiterfassung her, das im besten Fall jedem/jeder Mitarbeiter:in die richtigen Aufgaben zuweist und dann dessen/deren Bearbeitungszeit trackt. Die meisten HR-Softwares verfügen bereits über ein solches Tool.
Es folgt der digitale Kalender – jedenfalls dann, wenn dieser nicht mit dem vorherigen Tool mitgeliefert wird. Ein Mitarbeiter:innen-übergreifender Kalender ist Pflicht für jedes gut organisierte Büro. Nur so können alle Termine passgenau aufeinander abgestimmt werden.
Als viertes wichtiges Tool braucht es einen digitalen Notizen-Manager. Wieso? Weil es kein Papier mehr gibt, auf dem in Meetings oder bei Telefonaten schnell einige Sätze geschrieben werden können.
Als Letztes braucht ihr für eure Entwicklung zum papierlosen Büro etwas für die Finanzen: ein digitales Buchhaltungsprogramm. Und damit diese ebenfalls ohne einhundert Leitz-Ordner auskommt, braucht es dafür ein System, am besten direkt angeschlossen an eure Shop- / Vertriebs-Software.
Kurze Antwort: Ja.
Lange Antwort: Ja, aber nicht für jede:n Mitarbeiter:in.
Wir sind alle von klein auf an Papier gewöhnt. Malen im Kindergarten, schreiben in der Schule darauf. Sogar die meisten Klausuren an Universitäten sind – bzw. waren vor der Corona-Pandemie – analog. Und sobald es in den Job geht, soll man Papier plötzlich nicht mehr benutzen?
Ja, weil es Flexibilität und Ordnung bringt.
Nein, wenn der Aufwand der Umstellung zu groß bzw. nicht lohnenswert ist. Nicht in jeden Arbeitsalltag passt ein digitales Büro. Arbeiten bei euch alle Mitarbeiter:innen vor Ort und haben jederzeit Zugriff auf die Papiere oder das technische Know-how im Team ist nicht gegeben, um problemlos neue Softwares einzuführen, ist es für euch sicherlich nicht der richtige Schritt.
Einerseits gibt es viele neue Programme zu lernen, Hardware zu besorgen für alle Mitarbeiter:innen. Digitalisierung bedeutet Investition. Andererseits ist das Lernen von Programmen ein abgeschlossener Prozess. Will sagen: Natürlich braucht es Zeit, die Programme zu lernen – doch sobald diese Arbeitsabläufe verinnerlicht werden, beschleunigt das den Alltag enorm.
Zudem ist ein papierloses Büro gerade für junge Talente ein echter Benefit – und steigert eure Arbeitgeber:in-Attraktivität! Ein neues MacBook, modernste Tools und größtmögliche Flexibilität – durch das aus dem papierlosen Büro resultierende Remote Work – ziehen junge Menschen einfach enorm an.
Und genau deswegen sind auch wir Fan von dem „Papierlosen Büro“. Dennoch sagt beispielsweise unser Geschäftsführer Jascha Sombrutzki, dass er sich in Meetings nach wie vor lieber auf einem Blatt Papier Notizen macht, als auf einem iPad. Auch fällt manchen Menschen das Denken und Organisieren schlicht leichter auf sauberen Blättern statt glänzenden Bildschirmen.
Trotz aller Vorteile:
Ein funktionierendes, papierloses Büro sollte nicht geradeheraus erzwungen werden. Es braucht dafür einen offenen Dialog, Lernbereitschaft und auch ein wenig technische Versiertheit. Denn für einige Menschen ist es schlicht sehr viel schwieriger, diese neuen Prozesse tatsächlich zu verinnerlichen – insbesondere, wenn die für uns „alten“ Prozesse diese erfahrenen Mitarbeiter:innen seit 30 Jahren begleiten.
Die Nachhaltigkeit des papierlosen Büros ist umstritten – immerhin sind Serverfarmen und elektronische Geräte auch nicht gerade umweltfreundlich.
Dennoch steht es außer Frage, dass wir alle damit beginnen müssen, aufzuhören, so viele Ressourcen zu verbrauchen. Und da wäre das Papier doch ein guter Anfang.
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